退職ってどう伝えればいい?例とともに詳しく解説!

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退職ってどう伝えればいい?例とともに詳しく解説!

働いていると、退職をしたいと考えることもあるでしょう。例えばアルバイトなどで働いている場合、退職の意思は口頭で伝えても問題ありません。しかし、正社員として働いている場合、退職をすることによって生じる会社や、ほかの社員への影響もあるため、しっかりと手順を踏むことが大切です。

 

ここでは、退職する際のステップを「準備編」と「行動編」の2つに分けてご紹介します。退職の意思を伝える際に活用できる具体的な例文などもご紹介しますので、退職の意思の伝え方や言い回しが分からないという方はぜひ参考にしてみてください。

 

退職を伝える実際のステップ~準備編~

 

自分のなかで退職することを決断したら、いきなりその意思を会社側へ伝えるのではなく、準備をすることから始める必要があります。ここでは、この準備をする際の手順や注意点を見ていきましょう。

 

●退職へ向けた準備を始めるのに最適な時期

一般的に会社側へ退職の意思を伝えるのは退職希望日の1カ月程度前が妥当とされています。しかし、後任の採用や引き継ぎに時間がかかる場合、退職の意思は退職希望日の3カ月前には伝えておいた方が良いでしょう。

 

退職へ向けた準備を始めるのに最適な時期は、このような退職の意思を伝える時期から逆算して考えることをおすすめします。そのため、具体的な時期に関しては会社の業種や担当業務の特性をよく考えることが大切です。

 

●退職理由を明確にすることの重要性

退職へ向けた行動を起こす際には、退職理由を明確にすることが重要です。例えば、退職へ向けた準備をしていると「本当に自分は今の仕事を辞めてしまってよいのか」といった考えが頭をよぎることもあるでしょう。このような迷いを払拭する意味においても退職理由を明確にしておくことは重要であり、また、退職後の転職をスムーズに行う上でも、退職理由を明確にしておくことは非常に大切です。退職へ向けた準備を始める前に、退職理由を明確にしておくようにしましょう。

 

●退職意思を伝える際には理由を伝えることが大切

実際に退職へ向けた行動を起こすと、上司や同僚から退職理由を聞かれることも多くなります。そのため、準備期間には退職理由の伝え方を整理し、シミュレーションしておくことも忘れないようにしましょう。

 

退職理由にはさまざまなものがありますが、ここでは特に多い3つの理由と具体的な伝え方をご紹介します。

 

<転職>

転職を念頭にした退職は特に多い理由のひとつです。このようなケースでは以下のような伝え方をするのが良いでしょう。

「突然ではありますが、このたび転職をすることに致しました。この会社では約5年間にわたりエンジニアとしてゲーム開発に携わらせていただき、心から感謝していますが、ほかの分野でこの経験を活かすことで自分自身も成長したいと考えるようになりました」

 

転職が理由の退職では、会社への不満を言うのではなく、「自分がやりたいことに携わるため」といった前向きな理由を伝えるようにしましょう。また、その際には会社への感謝の気持ちを伝えることも大切です。

 

<結婚>

結婚が退職理由の場合、その意思を伝える際には以下のような伝え方を意識すると良いでしょう。

「私事ではありますが、このたび結婚することとなったため、退職を決意しました。夫の仕事柄、共働きをすることは難しく、しばらくは家庭でのサポートに専念したいと考えております」

 

今は未婚、既婚にかかわらず、女性が働きやすい職場づくりに努めている会社も多く、「結婚をするから」という理由だけで退職をしようとすると、引き留められることもあるようです。スムーズに退職するためには、結婚することによって生じるライフスタイルの変化などを理由に挙げると良いでしょう。

 

<介護>

家族の介護を理由に退職せざるを得なくなるケースも少なくありません。その際には以下のように退職理由を伝えると良いでしょう。

「このたび、父親の介護に専念しなければならなくなったため、恐縮ではありますが、退職させていただきます。退職後は故郷へ帰り、介護を基本としながらも、兄が継いだ実家の家業の手伝いをしたいと考えております」

 

プライバシーの観点から具体的なことを会社側へ伝えたくないという場合には、「介護に専念するため、今の仕事を続けられなくなった」ということだけを述べれば問題にならないことが多いようです。

 

●引き留めにあったときの返答

実際に退職の意思を伝えると、「会社への不満があるなら改善する」「来月から忙しくなるのですぐに辞めないでほしい」といった理由で引き留められることがあります。

 

引き留めに合った場合には「大変ありがたいのですが、退職の意思を変える気はありません」とシンプルに、正直に返答するのが有効です。

 

退職を伝える実際のステップ~行動編~

 

準備が整ったら実際に退職へ向けた行動を起こしましょう。その際の手順や注意点は以下のとおりです。

 

・まずは直属の上司にアポイントを取る

退職の意思は最初に直属の上司へ伝えるのが一般的です。この際には事前にアポイントを取り、1対1で話し合える機会を設けることが大切です。

 

また、上司以外の人へ先に退職意思を伝えてしまうことは、直属の上司に対して失礼との見方もあり、注意しなければなりません。

 

・面談の進め方

上司との面談は以下の手順を踏みながら進めていくのがよいでしょう。

 

<切り出し方>

冒頭ではっきりと退職の意思があることを伝えることが重要です。そのため、世間話などは極力控え、はっきりと退職をしたいと伝えるようにしましょう。

 

<退職理由の伝え方>

退職の意思とともに、退職理由を伝えることも重要です。ここでは準備の段階で明確にした理由をそのまま伝えるようにしましょう。また、うまく伝えられるか心配という場合、具体的な文言などもシミュレーションしておくのがおすすめです。

 

<退職までのフローの確認>

面談では退職に伴う必要書類とともに退職までのフローの確認も行います。後任者の採用や業務の引き継ぎなどについて話し合い、具体的な退職日などを決めることもあるでしょう。

 

<退職届の要・不要の確認>

面談では退職届が必要かどうかも確認しておく必要があります。退職届については面談時に用意する必要はなく、必要であれば面談後に作成し、早めに提出するようにしましょう。

 

●失礼にならない伝え方を心掛けるのが重要

特に会社への不満から退職するケースなどでは、面談時などに失礼な態度をとってしまいがちです。しかし、社会人。そのような個人的な感情を表に出すことは慎みましょう。そのためには、特に上司との面談において「退職意思を伝えること」だけが目的であることを強く意識することが大切です。

 

まとめ

 

退職の理由にはさまざまなものがあり、人によってはネガティブな理由で退職を決意することもあるでしょう。しかし、どのような理由であっても退職をする際には、できるだけ円満に済ませるよう注意しなければなりません。

そのためにはしっかりと準備をした上で、直属の上司と話をする機会を設け、できるだけ率直かつ失礼にならないよう、自分の意思を伝えることが重要となります。