転職の必要書類とは？入社・退職の提出書類と準備できない時の対処法を解説【2026最新版】

退職から入社までの事務手続きは、エンジニアにとって面倒なついつい後回しにしてしまいがちなタスクですよね。

提出書類の種類が多いうえ、役所や前職とのやり取りも発生するため、段取りを誤ると入社当日にあわてることになりかねません。

本記事では、入社時に必要な書類と、万が一書類がそろわない場合の対処法、そして退職時に受け取る書類を整理します。

年金・税務まわりで制度変更が続いていますが、2026年7月時点の最新情報にもとづいて解説します。

転職で必要な書類とは？入社手続きで「必須」の6つ

日本の企業で働くうえでは、社会保険や税金に関するさまざまな手続きが発生します。

企業は正社員や一定の条件を満たす非正規雇用者を雇った際、期限内に社会保険の加入手続きをおこない、従業員から所得税や住民税、社会保険料を天引きして納付する義務を負うからです。

現在、こうした手続きの起点になるのがマイナンバーで、社会保険や雇用保険、税務などいずれの手続きにも使われます。

そのため、入社時にはマイナンバーカードの写し（表裏の両面）、またはマイナンバーが記載された住民票の写しなどを求められます。扶養家族がいる場合は、家族分の番号も必要です。

そのほか、マイナンバーとあわせて準備しておきたい主要な6つの提出書類を以下にご紹介します。

①源泉徴収票

源泉徴収票は、1年間に企業から受け取った給与や賞与の金額と、会社を通じて納めた所得税額が記録された書類で、所得税や住民税の計算に使われます。

前の職場から退職時に受け取り、年内に転職した場合は年末調整のため新しい職場へ提出します。

年をまたいでの入社では、通常は提出を求められませんが、その場合は翌年の確定申告で自分で精算します。

最近はクラウド給与ソフトを導入する企業が増え、源泉徴収票をマイページからPDFでダウンロードできる場合もあります。退職後はマイページにログインできなくなることもあるため、在職中に取得しておくと入手の手間を減らせます。

②基礎年金番号通知書（旧・年金手帳）

公的年金の加入状況を確認するための書類です。

かつては年金手帳が使われていましたが、2022年4月に年金手帳の新規発行は廃止され、代わりに「基礎年金番号通知書」が交付されるようになりました。すでに年金手帳を持っている人は、引き続き手持ちの年金手帳を使えます。

社会保険の加入手続きに必要な書類ですが、マイナンバーで届け出る場合は、基礎年金番号通知書や年金手帳の提出自体を求められないことも多くなっています。

自分の基礎年金番号は、マイナポータル（政府が運営するオンラインの行政窓口）や、日本年金機構の「ねんきんネット」から確認・提示できます。

③雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入していることを証明する書類です。被保険者一人ひとりに交付され、氏名や被保険者番号などが記載されています。雇用保険の手続きに必要な書類です。

通常は会社を退職する日に手渡されますが、退職後に源泉徴収票や離職票とまとめて郵送される場合もあります。

④給与振込先届出書

給与の振込口座を転職先に伝えるための書類です。給与の支払いに使われるため、記載ミスがないよう、口座番号や名義を正確に記入しましょう。

多くは企業独自の様式に記入しますが、一部の企業では、銀行通帳の支店名・口座番号が記載された部分のコピーの提出を求められることもあります。

⑤扶養控除等申告書

扶養家族の有無を確認し、所得税の各種控除を計算するための書類で、転職先から渡される所定の用紙に記入・押印して提出します。扶養家族がいない場合でも提出は必要です。

税法上の扶養親族に該当するかどうかは、扶養される人の合計所得金額が基準になります。

2025年の税制改正で要件が見直され、合計所得金額58万円以下（給与収入のみなら年収123万円以下）が目安です。

健康保険上の扶養は基準が異なり、日本国内に住所があること、主に被保険者の収入で生計を維持されていること、年収が130万円を超えないことなどが条件です。

2025年には「特定親族特別控除」も新設されました。

19歳から22歳の子などを扶養している場合、子の給与収入が123万円を超えても、188万円までは親が段階的に控除を受けられます。大学生年代の子がアルバイトをしている転職者は、扶養の状況を確認しておくと安心です。

⑥健康保険被扶養者異動届（該当者のみ）

健康保険被扶養者異動届は、扶養する家族を健康保険に加入させるために提出する書類です。

配偶者や子など扶養する家族がいる場合に、転職先から渡される所定の用紙に記入・押印して提出します。

企業によっては提出を求められる「+α」の書類

次の書類は、転職先の企業によって必要かどうかが変わります。事前に確認し、余裕を持って準備しておきましょう。

①健康診断書

社員の健康状態を確認するための書類です。前職の定期健診の結果を提出する場合と、新たに医療機関で受診して提出する場合があります。

一般に、受診日から3ヵ月以内のものが有効とされます。提出する診断書に、身長や体重、血圧、血液検査、胸部エックス線など、労働安全衛生法で定められた項目が含まれているかも確認しておきましょう。

新たに受診するときは、費用を会社が負担するか自己負担になるかを確認しておきましょう。

2月から4月は健診の予約が混み合いやすいため、早めの受診が安心です。

②住民票記載事項証明書（または住民票の写し）

住民税などに関わる現住所の確認に使われる書類です。個人情報保護の観点から、住民票そのものではなく住民票記載事項証明書の提出を求める企業も増えています。

マイナンバーカードがあれば、多くの自治体でコンビニのマルチコピー機から取得できます。

対応時間は自治体によりますが、6時30分から23時頃まで、土日祝日に対応している場合も多く、年末年始やメンテナンス日を除いて利用できます。詳しくはお住まいの市区町村のサイトで確認してください。

● コンビニのマルチコピー機で「行政サービス」→「証明書交付サービス（コンビニ交付）」を選択
● 画面にしたがって必要事項を入力
● マイナンバーカード（または住民基本台帳カード）を挿入
● コピー代金を投入すると証明書が発行されます

③免許・資格証明書

特定の職種で必要な資格や免許がある場合や、資格手当の対象となる資格を持っている場合には、証明書の提出を求められます。

IT職では、ITパスポートや各種ベンダー資格の合格証、基本情報技術者などの登録証が該当します。ポートフォリオのコピーを求められることもあります。

④雇用契約書（労働条件通知書）

雇用条件が明記された書類です。給与や勤務時間、就業場所などの労働条件が記載されているため、内容をよく確認し、理解したうえで署名しましょう。

なお、2024年4月から労働条件の明示ルールが変わり、就業場所や業務の「変更の範囲」、有期契約の更新上限などの明示が新たに義務づけられました。テレワークを前提に働く場合の就業場所も明示の対象です。

将来の異動や担当業務がどこまで想定されているかを、署名前に確認しておきましょう。

転職の必要書類はどう提出する？（手渡し・郵送・電子提出）

書類の提出方法は、主に入社初日の手渡し、入社前の郵送、PDFやスマートフォン撮影による電子提出の3つに分かれます。特にIT企業では、住民票記載事項証明書や源泉徴収票などを原本ではなく、PDFや画像データで提出させるケースが増えています。

電子提出はやり取りが早く済む一方、後日あらためて原本の提出や書類への署名・押印を求められることもあります。

提出前に、どの方法で・いつまでに・原本が必要かどうかを転職先の人事担当に確認しておくと、二度手間を防げます。

郵送する場合は、簡易書留など追跡できる方法を指定されることがあります。

送付状（添え状）を添え、同封した書類の一覧を書いておくと、送り手・受け手の双方で抜け漏れを確認しやすくなります。

必要書類が手元にないときの対処法（紛失・未交付）

予期せぬトラブルで必要な書類がそろわないこともあります。状況別に、有効な対応策を見ていきましょう。

必要書類を失くした場合

多くの公的書類は再発行できます。紛失に気付いた時点で、早めに再発行を申請しましょう。

転職先から渡された書類を失くした場合は、隠さず正直に伝え、新しい書類を受け取ります。誠実な対応が、企業からの信頼につながります。

期日までに書類を準備できない場合

手続きに時間がかかり期日に間に合わないときは、早めに転職先へ連絡し、提出できる見込みの時期を伝えます。

遅れる理由と提出予定を具体的に示すことで、企業側も対応を検討しやすくなります。

必要書類がそろわない場合

どうしてもそろわないときは、理由を具体的に説明しましょう。事情が伝われば、柔軟に対応してもらえる場合があります。

あわせて、書類がそろわないことで生じうる支障を自分でも考え、代替案を提案できると話が進めやすくなります。

源泉徴収票が退職後に届かない場合の督促方法

退職者への源泉徴収票は、退職日の翌日から1ヵ月以内に交付するよう法律で定められています。期限を過ぎても届かないときは、まず前職へ交付を請求しましょう。

それでも応じてもらえない場合は、税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を提出できます。手数料はかからず、給与明細の写しなどを添えて所轄の税務署に提出すると、税務署から会社へ交付を促す指導が入ります。

雇用保険被保険者証を即日で再発行する方法

雇用保険被保険者証を紛失したときは、ハローワークの窓口で再発行を申請できます。

本人確認書類を持参し、記載に不備がなければ、原則その日のうちに再発行してもらえます。全国どこのハローワークでも手続きが可能です。

なお、e-Gov（電子申請）でも申請できますが、電子申請は即日発行に対応しておらず、数日から1週間ほどかかります。急ぐ場合は窓口を利用しましょう。

退職時に「受け取るべき」書類チェックリスト

退職時には、新しい職場での手続きや税金・年金に関わる重要な書類を受け取ります。

受け取り漏れがないよう、順に確認しましょう。

①離職票

会社を退職したことを証明する書類で、失業給付（基本手当）を受け取る際に必要です。離職票がないと失業給付の手続きができません。転職先がすでに決まっている場合でも、後日提出を求められることがあるため、受け取っておくと安心です。

2025年1月からは、一定の条件を満たせば離職票をマイナポータルで直接受け取れるようになりました。

マイナンバーがハローワークに登録され、マイナポータルと雇用保険WEBサービスが連携し、会社が電子申請で手続きする場合が対象です。郵送を待たずに受け取れるため、失業給付の申請を早く始められます。

②源泉徴収票

年収や納めた税額が記録された書類で、新しい職場での年末調整や、確定申告をする場合に必要です。

退職後1ヵ月以内の交付が法律で定められています。1ヵ月を過ぎても届かないときは、前職へ問い合わせましょう。

③退職証明書

会社が任意で発行する、退職の事実を証明する書類です。転職先での手続きなどで求められることがあります。発行は会社の判断によるため、必要な場合は事前に人事・総務へ依頼しておきましょう。

複雑な手続きは不要で、離職票が届くまでの間の手続きにも使えます。

離職票と退職証明書の違い

どちらも退職に関わる書類ですが、発行元や用途が異なります。離職票はハローワークが関与して発行される公的な書類で、失業給付の申請に使います。一方、退職証明書は会社が任意で発行する書類で、転職先への提出や、国民健康保険・国民年金への切り替えなどに使います。おおまかな違いは次のとおりです。

失業給付を受けるなら離職票、公的な手続きを急ぎたいなら退職証明書、と整理すると分かりやすいでしょう。

④雇用保険被保険者証

雇用保険への加入を証明する書類で、転職先での加入手続きに使います。前職が保管していた場合は、退職時に忘れず受け取りましょう。

会社に「返却する」ものチェックリスト

受け取る書類とあわせて、会社から借りているものはすべて返却します。

返却漏れはトラブルのもとになるため、退職前に確認しておきましょう。

• ☑IDカード・社章（入社時に貸与されたもの）
• ☑健康保険被保険者証（退職日の翌日から使えなくなります）
• ☑名刺（自分の名刺のほか、取引先から受け取った名刺も求めに応じて返却）
• ☑社用のパソコンやスマートフォン、タブレット、通勤定期券
• ☑顧客リストや企画書など、業務で扱ったデータ・書類一式

業務データは会社の所有物であり、持ち出すと情報漏えいにあたります。フルリモートの企業では、業務用の機器を返送する形をとるケースもあります。

転職の必要書類に関するよくある質問

最後に、必要書類まわりで質問の多い4点をまとめます。

必要書類はいつまでに準備すればよいですか？

多くの企業は、入社初日か入社前の指定日までの提出を求めます。

役所で取る住民票記載事項証明書などはコンビニ交付なら即日、前職から受け取る離職票や源泉徴収票は退職後10日〜1ヵ月ほどかかります。

健康診断を新たに受診する場合は、予約から結果の受け取りまで2週間ほどみておくと安心です。

内定が出たら、退職前に準備できるものから順に着手しておくと、入社直前にあわてずに済みます。

転職時にマイナンバーの提出は必須ですか？

社会保険や雇用保険の資格取得、給与にかかる税務手続きにマイナンバーが使われるため、提出を求められるのが一般的です。マイナンバーカードがない場合は、番号が記載された住民票の写しなどで確認します。

かつての通知カードは2020年5月に新規発行が廃止されましたが、記載内容が住民票と一致していれば、当面は番号確認の書類として使えます。

前職の源泉徴収票で、転職先に前の給与を知られますか？

源泉徴収票には前職の支払金額が記載されているため、年内に転職して転職先で年末調整を受ける場合は、前職の年収が転職先に伝わります。伝えたくない場合は、年末調整を受けずに、自分で確定申告する方法もあります。

退職から入社まで期間が空く場合、健康保険はどうなりますか？

退職日の翌日に前職の健康保険の資格を失うため、空白期間は、国民健康保険に加入するか、前職の健康保険を任意継続するか、家族の扶養に入るかのいずれかで対応します。

国民健康保険は退職日の翌日から14日以内、任意継続は20日以内と手続きの期限が決まっているため、退職前に方針を決めておきましょう。

まとめ：手続きはスマートに乗り越え、次のキャリアに集中しよう

転職にともなう書類を、入社・退職の両面から整理しました。

• ☑入社時に必須の提出書類は、源泉徴収票や基礎年金番号通知書、雇用保険被保険者証など6つ。マイナンバーもあわせて準備します。
• ☑企業によって求められる書類は、健康診断書・住民票記載事項証明書など。
• ☑書類がそろわないときは、早めの連絡と再発行の申請が基本です。源泉徴収票や雇用保険被保険者証には具体的な対処法があります。
• ☑退職時に受け取る書類は、離職票や源泉徴収票、退職証明書、雇用保険被保険者証。返却物もあわせて確認します。

年金や税務の制度は変更が続くため、手続きの前に最新の様式や条件を確認しておくと安心です。

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