転職で入社時に必要な書類は？準備できない場合の対処法・退職時の必要書類を解説
転職を考えている皆さん、あなたは転職活動をスムーズに進めるために何が必要かを知っていますか。準備すべき書類や手続きについて、しっかりと把握していますか？
本記事は、あなたの転職をスムーズに進めるための手引きです。入社時や退職時の必要書類の詳細、書類が揃わないときの対処法まで、詳しく解説しています。
本記事の情報を手に、あなたの転職活動を一層スムーズに進めてみませんか？
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Contents
転職で入社手続きに必要な6つの提出書類
日本の企業で働く際には、社会保険や税金など、さまざまな手続きが必要になります。手続きは法律に基づいておこなわれ、企業が正社員や一定の条件を満たす非正規雇用者を雇った際に、期限内に社会保険の加入手続きをおこなうことが義務付けられています。
また、企業は従業員から「所得税」「住民税」「社会保険料」を天引きし、一括して納付する責任を負っているため、入社時には手続きに必要な書類が求められます。
以下に、入社手続きで必要となる主要な6つの提出書類をご紹介します。
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①源泉徴収票
源泉徴収票とは、年間を通じて企業から受け取った給与や賞与などの収入金額と、自分が会社を通じて納めた所得税の金額が記録されている文書を指します。あなたがいくら所得税を納めたか、根拠となる明細が記載されています。
所得税や住民税の計算のために必要な書類です。
源泉徴収票は前の職場から退職時に受け取ります。年内に転職が完了した場合は、年末調整を受けるため新しい職場に提出します。ただし、年を越してからの入社の場合は通常、提出を求められません。
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②年金手帳
年金手帳は、あなたが働いていることを証明する重要な書類です。年金手帳は通常、勤務先か自分が保管します。勤務先で保管していた場合、退職時に返還されます。
社会保険の手続きに必要な書類です。
もし手帳を紛失した場合でも、最寄りの年金事務所で再発行手続きをおこなうことができます。
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③雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証というのは、雇用保険に加わっている人々（被保険者と呼ばれる）に発行される証明書のことを言います。
雇用保険の手続きに必要な書類です。
通常は会社を退職する日に手渡されます。ただし、退職後に源泉徴収票・離職票と同時に届く場合も存在します。
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④給与振込先届出書
給与を受け取るための口座情報を転職先企業に知らせる書類です。
ほとんどの場合、企業独自の書類に記入します。また、一部の企業では「銀行通帳（支店名・口座名が記載された箇所）のコピー」の提出を求めることもあります。
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⑤扶養控除等申告書
扶養控除等申告書は、税金や社会保険の手続き、また諸手当の計算などに必要な書類です。あなたに扶養家族がいるかどうかを確認し、扶養状況に基づいた税金の計算をおこなう目的があります。
転職先から提供される法定用紙に記入・捺印して提出します。
扶養家族とは、あなたの収入で生計を支えている家族のことを指します。
扶養家族には、税法上の考え方と健康保険上のものがあり、税法上の扶養家族は、正式には「扶養親族」と呼ばれ、下記4つすべての条件に当てはまる人が該当します。
- 配偶者以外の親族（6親等内の血族および3親等内の姻族）
- 納税者がその人を扶養していること
- 扶養される人の年間所得が38万円以下
- 扶養される人が日本国内に住所を有すること
健康保険上の扶養家族には、配偶者・子供・父母などが該当します。また、日本国内に住所（住民票）を有しており、被保険者により主として生計を維持されていること、年間収入が130万円未満となっていることが条件です。
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⑥健康保険被扶養者異動届
健康保険被扶養者異動届は、扶養義務のある家族を持つ人が社会保険の手続きのために提出する書類です。該当する家族がいる場合、転職先から提供される法定用紙に記入・捺印して提出します。
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転職で入社手続き時に提出するかもしれない7つの書類
本項では、入社手続きで提出する可能性がある7つの書類を紹介します。転職先の企業によって必要性が変わるため、事前に確認し、余裕を持って準備しておきましょう。
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①健康診断書
健康診断書は、社員の健康状態を確認するために必要とされます。前職で受けた定期健診の結果を提出する場合や、新たに医療機関で健康診断を受けて結果を提出する場合があります。
新たに健康診断を受ける場合、診断費用が自己負担になるか、会社が負担するかを確認しておきましょう。
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②住民票記載事項証明書
住民票記載事項証明書は、住民税などと関連した現住所の確認をおこなうために必要な書類です。個人情報保護の観点から「住民票」自体の提出は減少傾向にあることも理解しておきましょう。
住民票記載事項証明書は、マイナンバーカード（または住民基本台帳カード）があれば、コンビニエンスストアにあるマルチコピー機で取得できる場合があります。詳しくは、お住まいの市区町村のWebサイトをご確認ください。
- コンビニのマルチコピー機で「行政サービス」→「証明書交付サービス（コンビニ交付）」を選択します。
- 画面にしたがって必要事項を入力します。
- マイナンバーカード（または住民基本台帳カード）を挿入します。
- コピー代金を投入すると証明書が発行されます。
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③免許・資格証明書
特定の職種で必要となる資格や免許がある場合、資格証明書の提出が求められます。
また、資格手当を支給する企業では、該当する資格を持っていることを証明するための書類提出が必要となることがあります。
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④雇用契約書
雇用契約書は、雇用条件が明記された重要な書類です。労働条件が詳細に書かれているため、よく内容を確認し、理解したうえで署名するようにしましょう。
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⑤卒業証明書
各教育機関から発行される卒業証明書も求められることがあります。窓口でしか受け取れない機関や、郵送でも手続きから到着まで時間がかかることもあるため、提出が必要な際は早めに準備を始めましょう。
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⑥入社承諾書
内定が出た際に渡される入社承諾書には、企業と新入社員との間の約束事が書かれています。社内規則や秘密保持に関して記載されていることもあるため、すべての内容を理解したうえで署名しましょう。
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⑦従業員調書
従業員調書は、家族情報など従業員の個人情報を記入する書類です。多くの企業には履歴書で情報を提供しますが、稀に従業員調書の提出を求められることもあります。
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転職先の企業に必要書類を準備できないときの対処法
予期せぬトラブルが発生し、必要な書類が用意できないこともあるでしょう。トラブル時にどう対処すればよいか、有効な対応策を3つご紹介します。
必要書類を失くした場合
書類の準備段階で、必要な書類を紛失してしまった場合、多くの公的な書類は再発行が可能なため、紛失が分かった時点ですぐに再発行申請をおこないましょう。
また、転職先から渡された書類を紛失した場合は、隠すことなく正直に状況を伝え、新しい書類を受け取るべきです。
誠実な対応が、企業に対するあなたの信頼性を高めることにつながります。
期日までに書類を準備できない場合
各種手続きの時間がかかり、期日までに書類を準備できない場合、早めに転職先に伝え、提出の見込み時期を告げましょう。
遅延の理由と、どの程度の期間で提出できる見込みかを具体的に伝えることで、企業も適切に対応を考えることができます。
必要書類がそろわない場合
どうしてもすべての必要書類がそろわない場合、すべての書類が揃わない理由が明確であれば、事情を詳細に説明しましょう。提出先があなたの状況を理解し、柔軟に対応してくれる可能性があります。
また、必要書類がそろわないことで起こる可能性のある問題を自分自身で考え、解決策を提案しましょう。
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転職に伴い退職時に必要な提出・返却書類
本項では、退職時に返却が必要な物品をご紹介します。退職手続きを滞りなく終わらせるためにも、あらかじめ返却準備を進めましょう。
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IDカードや社章
IDカードや社章は、あなたと会社の関係を示す重要な証明であり、入社時に会社から貸し出されます。退職時にはすべて返却します。
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健康保険被保険者証
健康保険被保険者証は、会社の健康保険組合から発行されるもので、退職と同時に健康保険組合からも離脱します。
退職翌日から使用できなくなるため、退職時に返却する必要があります。
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名刺
転職をした場合、以前の会社の社員を名乗ることはできません。不要となる、保有している名刺はすべて返却します。
また、取引先から受け取った名刺も、必要に応じて返却を求められることがあります。
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その他の書類
転職時には、顧客リストやデータ、業務で作成した企画書などの業務に関連するすべての書類も返却します。業務上のデータはすべて会社の所有物であり、持ち出すと情報漏洩のリスクがあります。
同様に、社用の携帯電話やパソコン、タブレットなどもすべて返却します。携帯電話からはアドレス帳などの情報が漏洩するリスクがあるため注意が必要です。
また、通勤のために会社から支給されている定期券があれば、転職にともない返却します。
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転職に伴い退職時に受け取るべき5つの書類
退職する際には、税金や年金など新たな職場での手続きに必要な重要書類を受け取る必要があります。
どのような書類が必要なのか、一つずつ見ていきましょう。
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①離職票
離職票は、あなたが会社を退職したことを証明する書類です。
特に、失業保険を受け取る際に必要です。失業保険は、転職活動中の生活を支えるための制度で、離職票なしでは受け取ることができません。
もし転職先がすでに決まっている場合でも、新たな会社で提出を求められることがあるため、忘れず受け取っておきましょう。
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②源泉徴収票
源泉徴収票は、あなたの年収や税金が記録された重要な書類です。新しい職場での年末調整に必要となります。年末調整は、所得税の最終調整をおこなうための手続きです。
退職後1ヵ月以内に交付されることが法律で定められているので、退職後1ヵ月経っても届かない場合は、前の職場に問い合わせて、忘れずに受け取りましょう。
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③退職証明証
退職証明証は、あなたが会社を退職したことを証明する書類です。離職票とは異なり、会社が私的に発行するもので、転職先での手続きなどに必要となることがあります。
退職証明証の発行は会社の裁量によるので、もし必要となる場合には、事前に人事部門や総務部門に依頼しておくことが重要です。
退職証明証は、複雑な手続きを必要としないため、退職後すぐに発行でき、離職票が手元に届くまでの間に、失業保険給付の手続きなどを進められます。なお、失業保険の申請は、退職証明証・離職票、通帳、印鑑、保険証とマイナンバーカードを用意しハローワークでおこないます。
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④雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入していることを証明する書類で、失業保険の申請にも必要です。転職先への入社時に提出し、雇用保険の加入手続きがおこなえるようにします。
もし、前職の会社が保険証を保管している場合は、退職時に忘れずに受け取ることが重要です。
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⑤年金手帳
年金手帳は、あなたの年金加入状況が記録された書類で、新しい職場での厚生年金加入の手続きに必要となります。
もし会社に預けている場合でも、退職時には受け取るのを忘れないようにしましょう。
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まとめ：入社時は事前準備が必要！
転職時に必要となる書類、返却が必要な書類を見てきました。
- 入社手続きに必要な提出書類は、源泉徴収票、年金手帳、雇用保険被保険者証など6つ。
- 場合により提出が求められる書類は、健康診断書、住民票記載事項証明書など7つ。
- 退職時に提出・返却が必要なものは、IDカードや社章、健康保険被保険者証など。
- 退職時に受け取るべき書類は、離職票、源泉徴収票、退職証明証など5つ。
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